1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest NINJA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Zamknięta 10/1.5, 30-554 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000743465, NIP 6342934938, REGON 380927774, kapitał zakładowy 10 000 zł.
W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem contact@ninjacode.it albo pisemnie na adres siedziby.
2. Jakie dane przetwarzamy
Gdy korzystasz z serwisu
Serwer może automatycznie zapisywać dane techniczne: adres IP, datę i czas połączenia, żądany adres URL, informacje o przeglądarce i urządzeniu, nagłówki HTTP, kod odpowiedzi serwera oraz informacje o błędach. Dane te znajdują się w logach serwera i służą utrzymaniu oraz bezpieczeństwu serwisu.
Gdy wysyłasz zapytanie
Przetwarzamy imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, nazwę firmy, wybrany temat, treść wiadomości oraz, jeśli podasz, numer telefonu. Formularz wykorzystuje adres IP wyłącznie do czasowego ograniczenia liczby zgłoszeń antyspamowych. Treść zgłoszenia jest zapisywana jako prywatny rekord w panelu WordPress. Na skrzynkę contact@ninjacode.it wysyłane jest jedynie powiadomienie o nowym rekordzie, bez danych podanych w formularzu.
Gdy rezerwujesz spotkanie
Po włączeniu treści zewnętrznych lub przejściu do Kalendarza Google możesz przekazać dane wymagane przez formularz rezerwacji, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, wybrany termin i dodatkowe informacje. Dane dotyczące spotkania przetwarzamy w celu jego organizacji.
Gdy kontaktujesz się innym kanałem
Przetwarzamy dane podane w wiadomości e-mail, podczas rozmowy telefonicznej, spotkania lub w komunikacji biznesowej, wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi kontaktu i dalszej współpracy.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna | Czy podanie danych jest konieczne |
|---|---|---|
| Wyświetlenie strony, diagnozowanie błędów, ochrona przed nadużyciami i zapewnienie bezpieczeństwa | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu i zabezpieczeniu serwisu | Dane techniczne powstają automatycznie; bez nich prawidłowe świadczenie usługi może być niemożliwe |
| Odpowiedź na zapytanie i podjęcie działań przed zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku przedstawiciela podmiotu, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. komunikacja biznesowa i obsługa zapytania | Imię i adres e-mail są konieczne do udzielenia odpowiedzi; pozostałe dane są dobrowolne |
| Organizacja konsultacji i prowadzenie korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od roli osoby kontaktowej | Dane niezbędne do ustalenia i przeprowadzenia spotkania są wymagane |
| Zawarcie i realizacja umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a wobec osób reprezentujących kontrahenta, art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Dane wymagane do zawarcia lub wykonania umowy są konieczne |
| Rozliczenia, księgowość i obowiązki prawne | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i rachunkowymi | Podanie danych wymaganych prawem jest obowiązkowe |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Nie dotyczy |
| Pomiar ruchu i sposobu korzystania z serwisu za pomocą Google Analytics uruchamianego przez Google Tag Manager | zgoda użytkownika: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej | Zgoda jest dobrowolna; analityka nie uruchamia się przed jej udzieleniem |
| Włączenie Map Google i osadzonego Kalendarza Google | zgoda użytkownika: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej | Zgoda jest dobrowolna; jej brak nie ogranicza dostępu do danych kontaktowych ani bezpośredniego odnośnika do usługi |
| Marketing bezpośredni przez e-mail, SMS lub telefon, wyłącznie po uruchomieniu takiej funkcji i uzyskaniu odrębnej zgody na wskazany kanał | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 w związku z art. 400 Prawa komunikacji elektronicznej | Zgoda jest dobrowolna, domyślnie niezaznaczona i nie może warunkować wysłania zapytania ani otrzymania odpowiedzi |
Kontakt dotyczący zapytania a marketing
Przesłanie formularza oznacza prośbę o kontakt wyłącznie w sprawie opisanej przez użytkownika. Możemy odpowiedzieć pocztą elektroniczną lub telefonicznie, jeżeli numer telefonu został dobrowolnie podany, w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania, przygotowania propozycji współpracy lub umówienia konsultacji. Taki kontakt nie oznacza zapisania do newslettera ani udzielenia zgody na późniejsze, niezwiązane kampanie sprzedażowe.
Nie wysyłamy newslettera ani cyklicznych komunikatów marketingowych na podstawie samego formularza kontaktowego. Przed rozpoczęciem marketingu elektronicznego lub telefonicznego uzyskamy osobną zgodę wskazującą Administratora, cel i wybrany kanał komunikacji. Zgodę będzie można wycofać w dowolnym momencie równie łatwo, jak została udzielona.
4. Komu możemy ujawniać dane
Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które rzeczywiście pomagają nam obsługiwać serwis lub relację biznesową:
- SEOHOST sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 0000939910, jako dostawca hostingu serwisu i infrastruktury serwerowej;
- dostawcy poczty elektronicznej, SMTP, kopii zapasowych, cyberbezpieczeństwa i wsparcia IT;
- Google Ireland Limited, w zakresie Google Analytics, Google Tag Manager, Google Calendar/Appointment Schedules i Google Maps — zależnie od udzielonych zgód lub przejścia do zewnętrznej usługi;
- biuro księgowe, doradcy prawni, audytorzy i ubezpieczyciele, gdy jest to potrzebne i zgodne z prawem;
- uprawnione organy publiczne, wyłącznie gdy wynika to z przepisów.
Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie mogą działać wyłącznie na podstawie naszych udokumentowanych poleceń i odpowiednich umów, jeżeli są wymagane. Nie sprzedajemy danych osobowych.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektóre podmioty z grupy Google i ich podwykonawcy mogą przetwarzać dane poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Google deklaruje stosowanie mechanizmów przewidzianych przez RODO, w tym decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU–US Data Privacy Framework, jeżeli ma zastosowanie, albo standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej.
Informacje o zabezpieczeniach i kopię właściwych mechanizmów transferu możesz uzyskać, kontaktując się z nami lub sprawdzając dokumentację prywatności Google.
6. Jak długo przechowujemy dane
- Zapytania bez dalszej współpracy: prywatny rekord formularza jest automatycznie i trwale usuwany z WordPressa po upływie 24 miesięcy od jego zapisania. Możemy usunąć go wcześniej po skutecznym żądaniu lub sprzeciwie, o ile nie istnieje nadrzędna podstawa do dalszego przechowywania.
- Dane związane z umową: przez okres jej wykonywania, a później do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
- Dokumentacja księgowa i podatkowa: przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi regulacjami.
- Logi bezpieczeństwa: przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i diagnostyką, standardowo do 12 miesięcy, chyba że incydent wymaga dłuższego zabezpieczenia danych.
- Dane o zgodzie: do jej wycofania, a informację dowodową o zgodzie, przez okres potrzebny do wykazania zgodności lub obrony roszczeń.
- Preferencja prywatności w przeglądarce: do 180 dni, chyba że wcześniej wyczyścisz pamięć przeglądarki lub zmienisz wybór.
7. Twoje prawa
W granicach określonych przez RODO masz prawo do: dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Jeżeli dane byłyby przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw. Po otrzymaniu sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać tych danych do celów marketingu bezpośredniego.
Aby skorzystać z praw, napisz na contact@ninjacode.it. Możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość.
Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.
Nie podejmujemy wobec użytkowników serwisu decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania na stronie.
9. Google Analytics, Tag Manager, Mapy i Kalendarz Google
Google Analytics i obsługujący go Google Tag Manager są domyślnie zablokowane i uruchamiają się dopiero po zgodzie na analitykę. Mogą wtedy otrzymać m.in. adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, adres odwiedzanej strony i strony odsyłającej, czas wizyty oraz zdarzenia związane z korzystaniem z serwisu. Ustawienia reklamowe pozostają wyłączone.
Mapa na stronie kontaktowej jest domyślnie zablokowana. Osadzony Kalendarz Google ładuje się dopiero po zgodzie na treści zewnętrzne. Alternatywnie możesz otworzyć Google Calendar lub Mapy Google w nowej karcie, wtedy opuszczasz nasz serwis, a Google działa według własnych zasad.
Po włączeniu integracji Google może otrzymać co najmniej adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, adres odwiedzanej strony, czas połączenia oraz dane wynikające z ustawień konta Google, jeśli jesteś zalogowany. Szczegóły opisuje Polityka prywatności Google.
10. Bezpieczeństwo i źródło danych
Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne, w tym połączenie TLS, kontrolę dostępu, aktualizacje, kopie zapasowe, ograniczanie liczby zgłoszeń oraz rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa. Żaden system nie daje jednak absolutnej gwarancji bezpieczeństwa.
Co do zasady otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie. Jeśli kontaktujesz się jako przedstawiciel firmy, podstawowe dane zawodowe możemy otrzymać również od tej firmy, współpracownika, z publicznego rejestru lub publicznej strony biznesowej.
11. Zmiany polityki
Dokument może zostać zaktualizowany, gdy zmienią się funkcje serwisu, dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na tej stronie. Istotne zmiany zakomunikujemy w sposób adekwatny do ich znaczenia.